Yhteismuokkaa ja palauta Office 365:ssä — 5.4.2018

Yhteismuokkaa ja palauta

Tiedostojen yhteiskäyttö on vielä lapsenkengissä. Ongelma ei ole sovelluksissa, yhteiskäyttöä on tuettu jo Officen 2010 versiossa. Kyse on työtavoista. Asiakirjaa ei syystä tai toisesta jaeta yhteiskäyttöön. Hyviä harjoitusalueita ovat kokousten muistiinpanot ja pöytäkirjat, suunnittelu, vuosikertomukset ja budjetit.

Alustalta ei vaadita paljon. Jaettu tallennusalue esim. Onedrive for Business ja Sharepoint Online riittää. Työkaluksi kelpaa työasemassa Word ja PowerPoint tiedostoille kaikki Office 2010:stä uudempi. Tosin pitää muistaa, että joiltain osin niiden tuki on jo päättynyt 2013 versioon. 2016 versioon päivittäminen kannattaa. Excel on hiukan ronkelimpi ja siihen kelpaa vain mobiilisovellukset ja Office 365:n Excel 2016. Tiedostomuodon tulee olla x päätteinen esim. xlsx.

Office Online on helppokäyttöisyydessään erinomainen kaikille Office asiakirjoille. Muokkaukset ovat heti nähtävillä ja käyttäjät voivat keskustella keskenään tai siirtyä pitämään kokousta asiassa. Yhteismuokkaus pikaviestikeskustelussa on helppoa. Valitse Skype for Business keskustelun pyöreistä pikanäppäimistä pyöreä sininen monitorin ja nuolen kuva ja ”yhteismuokkaa Office asiakirjaa”

Yhteismuokkauksessa herää kysymys, kuinka turvassa omat muutokseni ovat, jos työtoverit muokkaavat asiakirjaa lian innoissaan. Versionhallinta on Onedrive for Busineksessa oletuksena päällä, sen asetus kannattaa tarkistaa. Onedriven asetuksia ei ole aina helppo löytää.

Microsoftin ”Kerro mitä haluat tehdä” toimii tässä hyvin. Avaa Onedrive for Business, klikkaa oikean yläkulman ”?” ja kirjoita ”Sivuston sisältö” ”Kerro mitä haluat tehdä” kenttään. Klikkaa vastaavaa valintaa ja saat auki OneDriven sisällön. Klikkaa haluamasi tiedostokirjaston vieressä olevaa kolmea pistettä, valitse asetukset. Kun asetukset ovat auki, valitse ”versiotietojen asetukset”.

Asetuksissa kannattaa lisätä merkki kohtaan ”Luo pää ja aliversiot (luonnokset)”. Nyt eri versiot tallentuvat monipuolisemmin. Asiakirjan versiot löydät normaalinäkymissä kolmen pisteen takaa … ja ”Versiohistoria”. Voit avata tiedoston ja tarkastella sitä ennen kuin päätä mitä tehdä. Saman voit tehdä Sharepoint kirjastoille.

Palauta Onedrive for Business

Joskus vain kaikki menee pieleen. Onedrive for Busineksen uusi ”Palauta Onedrive” avaa aikakoneen aiempiin tilanteisiin ja luo sitä kautta turvaa myös kiristyshaittaohjelmia vastaan. Palautuksen voi aloittaa valitsemalla Onerive for Busineksessa hammasrataskuvakkeen ja ”Palauta Onedrive”. Voit tätä kautta palauttaa Onedriven aiempaan ajankohtaan. Sitä ennen kannattaa kuitenkin etsiä tiedostoa myös roskakorista, ja jos sekin on tyhjä. Kannattaa muistaa, että järjestelmänvalvoja voi palauttaa tiedoston myös roskakorin tyhjennyksen jälkeenkin.