Tiedostosta vain yksi versio. Oikea: Useimmat yritykset sinnittelevät edelleen hakemistorakenteiden ja oikeuksien hämähäkkiverkossa — 30.11.2018

Huhu tiedostopalvelimen häviämisestä on vahvasti liioiteltu. Useimmat yritykset sinnittelevät hakemistorakenteiden ja oikeuksien hämähäkkiverkossa ja haku tiedostoista on kaukainen unelma. Yrityksellä saattaa olla tilaus pilvipalvelusta mutta siitä on otettu vain osia käyttöön.


Office 365:sta käyttöönotettaessa tallennussijaintina otetaan usein huomaamatta OneDrive for Business käyttöön, koska käyttäjällä on siihen lisenssi. Kontrolli saattaa puuttua kokonaan IT porukalta. Onedrivenkin asetukset kannattaa käydä läpi ja GDPR:n velvoitteiden täyttämiseksi on helppo veivata muutama ”selite” ja sisällönsäilytys käytäntö kaiken varalta ja dokumentoida asiat Compliance managerilla, millä kuin huomaamatta tulee dokumenttia asetuksen noudattamisesta.


Itse tiedostojen siirto pilvipalveluun kannattaa suunnitella. Usein noudatetaan aktiivisten asiakirjojen strategiaa, missä siirto alkaa dokumenteista joita käytetään. Käyttöä innostaa muutama idea: Sisältötyypit yrityksen käyttämistä asiakirjoista helpottavat käyttöä, kun sitä juuri oikeaa ”firman uudella logolla” varustettua asiakirjapohjaa ei tarvitse metsästää, online työkalut ja yhteiskäyttö auttavat mukavasti kokouksen pakollisen muistion tekemisessä.


Työtilat Sharepointissa, Teamsissä ja ryhmissä ovat kuitenkin avain mukavuuksiin. Muistiokin vääntyy Onenotella vieläkin helpommin, kun se on kytketty Outlookin kalenteri kutsuun, kun kokousta vasta mietitään.


Kaikki perustuu kuitenkin koulutuksiin ja siihen että oikeat työt on tehty niin että alusta on valmis yrityksien erilaisiin haasteisiin. Tiedostoistakin on vain yksi versio, oikea. Sen tosiseikan havaitseminen auttaa ymmärtämään kuinka modernit liitteet, pilvitallennus, versionhallinta ja sen ymmärtäminen säästävät firman tärkeintä pääomaa. Aivoja. Uusin tiedosto kun ei aina ole se oikea.