Rekisteri ja tietosuoja seloste

1 Rekisterinpitäjä

OpenSpace Oy Pusulantie 660 03810 Ikkala

2 Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Pasi Mannerkoski

+358- (0)400 976 261

3 Rekisterin nimi

OpenSpace Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää myös markkinointiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
nimi, titteli, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävänimike/toimenkuva. asiakkaan antamat muut tiedot, asiakashistoria suoramarkkinointikiellot ja —suostumukset.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan tiedoista, jotka asiakas on itse antanut.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

OpenSpace Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti. Tietoja voidaan säilyttää asiakkuudenhallintajärjestelmämme palveluntarjoajan (Microsoft) toimesta Yhdysvalloissa sijaitsevilla palvelimilla.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisteritietoja säilytetään alan yleisten käytäntöjen mukaan suojatuissa palvelintiloissa (Microsoft).

9 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

10 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilöille.

11. Asiakkaiden omat rekisterit

Asiakkaalla saattaa olla omia rekistereitä, joita säilytetään OpenSpace Oy:n toimittamissa palveluissa. Näiden osalta rekisterinpitäjänä toimii asiakas itse, ja vastuut sen osalta kuuluvat asiakkaalle. Asiakkaan on huolehdittava siitä, että rekisterinpitäjänä täyttää GDPR:n mukaiset vastuut ja velvollisuudet muun muassa rekisteröityjen oikeuksien suhteen. Mahdollisissa rekisteriin kohdistuvissa tietomurtotapauksissa on rekisterinpitäjällä velvoite ilmoittaa toimivaltaiselle valvovalle viranomaiselle rekisteriin kohdistuneesta tietomurrosta 72 tunnin kuluessa siitä kun murto on havaittu (kts. https://www.privacy-regulation.eu/fi/33.htm). Myös rekisteröidyille tulee ilmoittaa tietomurrosta viipymättä.

OpenSpace Oy sitoutuu omassa käsittelytoiminnassaan, joissa kyseessä on Asiakkaan mahdollinen oma rekisteri, GDPR-asetuksen mukaisiin määräyksiin ja asetuksiin. OpenSpace Oy ei kuitenkaan takaa tiedon säilymistä palvelussa. Tästä johtuen asiakkaan vastuulla on ottaa varmuuskopiot omista palvelussa käytössä olevista tiedostoista kuten asiakkaan omasta rekisteristä. Varmuuskopiointi on syytä suorittaa tietyin väliajoin ettei tärkeitä tietoja pääse häviämään.