Aloita dokumenttien hallinta Office 365 ryhmillä ja Teamsillä — 5.11.2018

Dokumenttien hallinta vaatii ajattelutavan muutosta. Ei tekijä ajattele dokumenttia tehdessään, sen tallentamista, metatietoja tai säilytystä ja arkistointia. Kirjoittajan mielessä on vain projekti tai työ minkä parissa hän milloinkin työskentelee.

Office 365 tallenna automaattisesti

Työntekijän ohjaaminen käyttämään metatietoja voi olla vaivalloista, siksi dokumenttien muodostamisessa ketju asiakirjan aloittamiseksi on oltava käyttäjälle huomaamaton ohjaus oikeaan suuntaan.

Entä jos työntekijä on jo tottunut aloittamaan projektin tutun työryhmän kanssa? Aloitus voikin lähetä ryhmän kokoamisesta ja siitä että sille muodostetaan tarvittava tallennustila automaattisesti. Sijainnit on automaattisesti jaettu ryhmälle ja dokumenttipohjat sisältävät valmiiksi sopivia mallipohjia valmiilla metasanastolla.

Kun automaattinen tallennus myös työasema Officessa yleistyy, ovat automaattiset mallipohjat tärkeitä, niiden päälle, kun ei voi tallentaa.

Ryhmää laajennetaan kolmannen osapuolen pilvipalveluilla ja samalla saadaan varjo IT hallintaan ja alihankkijoiden käyttämät sovellukset toimivat projektissa sulassa sovussa, kun ne liitetään hallitusti palveluun.

IT:lle skenaario on yksinkertainen, heidän tehtävänsä on antaa projektille infra ja kättä pidempää työkalua. Sen sijaan työntekijän tehtävä on pärjättävä usein ilman koulutusta aivan uusimpiin ohjelmiin. Työkaluja on paljon mutta niiden yhteiskäytöstä ei ohjelma osaa kertoa. Ellei sitä auteta valaisemalla oikeat kohdat näyttämään mistä avoin tie aukeaa..


Ratkaisu voi olla dokumenttien hallinnan yksinkertaistaminen antamalla käyttäjälle polku, missä hallinta muodostuu suurelta osin käyttäjän oman toiminnan kautta. Projektin aloitus voi olla lähtölaukaus, missä dokumentti rakenne muodostuu huomaamatta vaikka Teams-keskustelujen kanavien muodostaman kansiorakenteen kautta, keskustelut sisältyvät dokumentteihin ja toiminta kertoo esimiehelle mitä kulloinkin tapahtuu.

Sisältötyypit voivat antaa dokumentille loppusilauksen myös vanhoilla kunnon metatiedoilla, kun ensin on päästy alkuun.