Työkalut varaston ja eturivin työntekijän välille — 24.4.2019


Office 365:n käyttöönottoon liittyy usein kulttuurimuutos. Vanhoista tavoista on päästävä eroon. Tiedostopalvelin ja Active Directory oikeudet menevät uusiksi. Tai ainakin näin luullaan.

On totta, että muutos on suuri, aluksi suurin osa yrityksistä ottaa käyttöön vain sähköpostin, ja kun Tj. on loman aikana ihmetellyt mitä kaikkea muutakin tilaukseen kuuluu, otetaan ensimmäiset askeleet.
Office 365 ryhmät toimivat seuraavana askeleena, usein niitä on jo perustettu huomaamatta ja ”testi” nimisiä ryhmiä saattaa olla kymmeniä. Tässä vaiheessa viimeistään säätö kannattaa aloittaa.
Kaizala
Ennen aloitettiin Sharepoint projekti niin, että konsultti hieroi vähintään puoli vuotta alustaa ja seuraava vuosi kului, kun Sharepointiin yritettiin saada sisältöä. Nyt sisältö saapuu Sharepointiin parhaassa tapauksessa huomaamatta ryhmien kautta ja alkava kaaos voidaan ottaa helposti haltuun. Ei kannatta unohtaa firstline työntekijöitä tässä vaiheessa. Teams kanavat mobiilisti, täydennettynä kolmannen valmistajan työkaluilla ja Kaizalalla, on aika hyvä paketti heti tiskin taakse tai varaston ja työntekijän välille.

Tärkeää on huomioida perusasiat, tiedostojen jakaminen oikeissa paikoissa myös firman ulkopuolelle. Sisäisen politiikan mukainen tietoturva ja siitä tiedottaminen. Pientä lisäturvaa tietojen menetyksen eston käyttöönotolla ja ehkä muutakin tarpeen mukaan. Kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön heti, on tärkeää tietää mitä voidaan tehdä, ja antaa oikeille henkilöille opas, mitä polkua kannattaa seurata tiedon lähteelle.
365 on hyvä renki, ja isäntänä se ei oikein osaa itsestään toimia. Siksi se vaatii pientä huolenpitoa ja käytetylle rahalle saadaan vastinetta.